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Vendredi 4 janvier 2008

Communiquer dans un groupe international : un retour d'expérience

Il y a un an, je partais pour l’Allemagne dans le cadre d’un programme de formation prévoyant une mission de 8 mois à l’étranger. Huit mois c’est relativement court, mais cela permet de noter les différences ou ressemblances entre modes de fonctionnements nationaux.

Au moment de mon départ, j’appréhendais un manque de maîtrise du vocabulaire spécifique RH en allemand. Or, j’ai pu constater que, de la même façon qu’en France, beaucoup de mots étaient dérivés ou directement importés de l’anglais (« sourcing », « assessment centers », « junior / senior high pot’ », « trainee »…).

Une fois de retour en France, j’ai démarré une nouvelle mission à la Direction Financière de mon entreprise. Bien que retournant à mon « port d’attache » pour travailler dans ma langue maternelle, j’ai rencontré plus de difficultés à appréhender le vocabulaire et le mode de fonctionnement des contrôleurs de gestion que je ne l’imaginais. Faisant notamment le lien entre la DRH et la Direction Financière pour l’établissement et le suivi du budget, je pose une question sur le suivi de nos dépenses de recrutement :

- « Tu veux parler de la CI 123092 ? » me demande la contrôleuse de gestion, comme si je connaissais les comptes d’imputations par sigles ou numéros sur le bout des doigts.

- « Heu, ce qui m’intéresse c’est de savoir combien on a dépensé sur l’exercice fiscal et de le comparer avec le budget… ».

De la même manière que lorsque l’un parle « recrutement » l’autre répond « CI 123092 », lorsque l’un suit « la première ligne de la commande 665599 au fournisseur Y », l’autre suit « le poste de directeur export ».

Le signe utilisé pour la communication est fortement contextuel : la culture nationale, la fonction, l’entreprise forgent un système dans lequel il semble naturel d’attribuer un sens à un signe particulier. Dans mon exemple, le contexte propre à la fonction RH est plus fort que le contexte national. De plus, les frontières linguistiques sont bousculées par l’utilisation d’un vocabulaire propre à la fonction.

Ce mois-ci en visitant un site de production en Alsace, mes collègues et moi furent surpris de voir des instructions rédigées en allemand sur les postes de travail. Par ailleurs, l’usine fonctionnant en 3x8 met à disposition des équipes des panneaux sur lesquels les équipes pouvaient se laisser des instructions ou des informations. Ces messages étaient un mélange de français et d’allemand : « Ne pas oublier les Feldmeldungen ». Là encore, le langage propre au métier ou à la technique abolit une frontière linguistique.

L’utilisation d’un vocabulaire spécifique peut rendre plus rapide la communication au sein du groupe qui le maîtrise. Elle érige également des barrières ou des filtres entre communautés, dont la prise de conscience permet d’anticiper les incompréhensions et les risques liés à l’interprétation.

Prendre en compte cet état de fait pour rendre son propos accessible à une communauté plus large est un exercice plus compliqué qu’il n’y paraît. Il s’agit pourtant d’une condition essentielle à la réussite de nos activités professionnelles lorsqu’elles impliquent la communication entre équipes, entre anciens et nouveaux, par delà les cultures fonctionnelles, organisationnelles ou nationales. Dans des organisations complexes, la compréhension et la maîtrise de la communication représentent une véritable valeur ajoutée pour celui qui sait les développer. Ces personnes rendent au mot « communication » son sens étymologique : mettre en commun.

Nicolas Mundschau est issu de la promotion 2001/2002 du Master de Management International des Ressources Humaines de l’Université d’Angers. Après avoir occupé un poste de Responsable de la Mobilité Internationale et participé à un programme de développement de carrière de deux ans entre la France et l’Allemagne, il est actuellement Responsable RH en France. Il est également intervenant professionnel dans le cadre du Master 2 MIRH.

Par Nicolas Mundschau - Publié dans : Communication - Communauté : Ressources Humaines
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Mardi 30 octobre 2007

Conseil pour la recherche d'emploi 6/6

Dans ce dernier article d'une série consacrée à la recherche d'emploi, nous donnons quelques conseils aux candidats pour réussir un entretien d'embauche, et ainsi obtenir le poste convoité.

Etape 6 : passer un entretien

Le début et la fin de l’entretien procurent souvent l’occasion d’un échange informel avec le recruteur : il convient de se montrer sociable mais pas familier.

Le temps de l’entretien étant généralement limité, il est indispensable de communiquer rapidement et efficacement les points clefs de sa candidature et de sa personnalité permettant au recruteur de formuler un avis sur votre aptitude à prendre le poste. Pour cela la préparation à l'entretien est indispensable (voir étape 5/6 : préparer un entretien).

Différents types d’entretiens peuvent avoir lieu, il faut essayer pour chacun de comprendre quelles sont les attentes du recruteur et d’y répondre. Le recruteur pense que le candidat est adapté au poste, il souhaite s’en assurer au travers de l’entretien.

- Les entretiens factuels : le recruteur dispose souvent d’une grille avec des questions types et cherchera à remplir chacune des catégories prédéfinies. Il est préférable de le laisser suivre le fil de son questionnaire, au moins dans un premier temps, et de s’assurer qu’il dispose de quelques mots clefs et d’un exemple pratique pour chaque élément qu’il évalue. Il est toujours possible de revenir sur un point en fin d’entretien si on pense ne pas avoir eu l’opportunité de mettre en avant ses points forts, dans le cadre du canevas imposé.

- Le recruteur "désagréable" : certains recruteurs tentent de déstabiliser le candidat en se montrant systématiquement critiques. Il s’agit de tester la réelle conviction du candidat dans sa présentation. Sans agressivité mais sans se laisser faire, il convient de démontrer point par point, factuellement, pourquoi on croit en ce qu’on avance.

- Le recruteur "agréable" : certains recruteurs rendent le candidat très à l’aise pour pouvoir le percer à jour. Il faut alors faire attention à ne pas dire des choses que l’on pourrait regretter, et s’assurer de présenter de façon ouverte les qualités et les faiblesses préparées pour l’entretien. Il peut être intéressant de faire croire au recruteur qu’il mène le jeu même si ce n’est pas le cas (« je ne m’attendais pas à cette question…»).

- Le recruteur qui « vend » le poste et l’entreprise : dans certains cas, la décision est quasiment déjà prise et l’entretien n’est qu’une formalité. La candidature était probablement suffisamment attractive. Il est alors préférable d’entrer dans un échange sur le contenu du poste, l’entreprise, les possibilités d’évolution…

Pour certaines fonctions, et en particulier des fonctions commerciales, certaines entreprises organisent des entretiens collectifs. En compétition avec un ou plusieurs candidats pour le même poste, et éventuellement dans le cadre d'une mise en situation, il convient de démontrer sa capacité de conviction. En fonction des nécessités du poste (compétition féroce ou marché dominé), on pourra adopter un mode de communication plus "agressif" ou au contraire plus "consensuel". L'important est de ne pas se laisser déborder par les autres candidats et de mener le jeu en utilisant son temps de parole pour apporter une vraie valeur ajoutée au débat ou en recadrant les débordements éventuels d'autres candidats (attaques personnelles, dérive par rapport au sujet, prises de parole excessives...) de façon à se placer "au-dessus de la mêlée".

Enfin, dans la mesure du possible, et tout particulièrement en cas d’entretien avec un futur manager, il convient de déplacer le sujet de la conversation de « est-ce que je conviens au poste ? » vers « je comprends votre situation et je pense qu’ensemble nous pouvons y faire face, chacun ayant à y gagner » ou encore « je suis quelqu’un d’agréable avec qui vous aurez plaisir à travailler ». Pour cela, même si on est là pour se présenter, il faut être à l'écoute de l'autre. Voici donc pour finir quelques éléments d'écoute active à employer sans modération dans le cadre d'un entretien : regarder dans les yeux, montrer de l'empathie par des expressions du visage (hocher la tête, sourire, froncer les sourcils, agréer...), reformuler ou poser des questions pour préciser certains points exposés, proposer un retour d'expérience.

Nicolas Mundschau est issu de la promotion 2001/2002 du Master de Management International des Ressources Humaines de l’Université d’Angers. Après avoir occupé un poste de Responsable de la Mobilité Internationale et du Droit Social en France, il participe actuellement à un programme de développement de carrière de deux ans, entre la France et l’Allemagne. Il est également intervenant professionnel dans le cadre du Master 2 MIRH.

Par Nicolas Mundschau - Publié dans : Recrutement - Communauté : Ressources Humaines
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Mardi 16 octobre 2007

Conseil pour la recherche d'emploi 5/6

Nous avons évoqué dans les précédents articles de cette série, comment préparer sa recherche d'emploi, structurer un CV et une lettre de motivation et comment choisir le canal de communication adéquat. Dans une suite logique, cet avant-dernier article présente des conseils pour bien se préparer à passer un entretien de recrutement.

Etape 5 : préparer un entretien

Etre invité à un entretien d’embauche prouve l’intérêt du recruteur pour son profil. Il s’agit maintenant de confirmer la bonne impression donnée par le CV et la lettre de motivation, et de voir de façon plus précise dans quelle mesure les souhaits de part et d’autre peuvent s’accorder.

Il convient pour se préparer à l’entretien :

- de se remémorer les informations dont on dispose sur le type de poste souhaité et sur l’entreprise,

- de savoir quels sont les éléments manquants pour prendre sa décision qui pourraient être abordés durant l’entretien,

- d’avoir en mémoire ce qui est partagé par le candidat et le recruteur : contenu de l’annonce, de la lettre de motivation, d’appels téléphoniques, nom et position des interlocuteurs, dates des échanges…

Une bonne préparation à un entretien de sélection implique également :

- de bien connaitre son parcours (sans relire son CV en cas de question),

- de pouvoir le présenter synthétiquement avec une articulation logique, c’est-à-dire en justifiant ses choix, et ce, en clarifiant le chemin pris pour arriver au poste visé, et même au-delà (quelle perspective de carrière à moyen ou long terme ?),

- de connaître les éléments clefs de sa candidature que l’on souhaite mettre en avant en fonction du poste visé (points forts : formation, expérience, qualités personnelles…), chacun de ces points forts doit pouvoir être illustré par un ou plusieurs exemples pratiques,

- d’avoir conscience de ses faiblesses par rapport au poste, de pouvoir les présenter comme surmontables et de savoir comment les surmonter (par une force qui contrebalance cette faiblesse, en travaillant le sujet pour s’améliorer, en pratiquant ou en se formant…). Chacune de ces faiblesses doit pouvoir être illustrée par un ou plusieurs exemples desquels on a su tirer des leçons.

Réviser les questions couramment posées en cas d’entretiens passés ou lues dans la presse spécialisée permet de peaufiner sa préparation. De plus, dans le cas de postes requérant la pratique de langues étrangères, il est nécessaire de s’assurer de pouvoir répondre à ces questions dans la ou les langues pratiquées.

Enfin, il est indispensable d’avoir conscience de ce que l’on est prêt à accepter ou de ce qui requiert une étude plus approfondie : temps de travail, localisation, fourchette de salaire…Lorsque ces sujets seront abordés dans le cadre de l’entretien, on pourra alors clarifier ses attentes auprès du recruteur.

Lorsque l’on a tous ses éléments à sa disposition, le mieux est encore de s’entrainer à passer des entretiens :

- avec des personnes que l’on connait et qui acceptent de jouer le jeu,

- ou bien pour des postes réel qui ne correspondent pas complètement à son idéal et ne représente pas un réel enjeu. C’est toujours une expérience intéressante et cela peut ouvrir des portes sur d’autres postes dans l’entreprise plus en phase avec ses attentes.

De façon pratique :

- venir avec une impression de son CV pour soi et une pour chacune des personnes à rencontrer,

- s’assurer d’être en avance pour l’entretien mais ne pas se présenter trop tôt au recruteur (à l’heure exacte ou quelques minutes avant au plus tôt),

- faire un effort vestimentaire, mieux vaut être trop bien habillé que pas assez bien, mais choisir des vêtements dans lesquels on se sent bien et en confiance.